Правовое регулирование и нормотворчество системы управления документами
В современном мире интенсивность процессов создания документированной информации столь велика, а потери, связанные с риском несвоевременных и непродуктивных решений, а также их некачественного документирования столь существенны, что их организация и контроль приобретают первостепенное значение. При этом уровень профессионализма специалистов в области организации администрирования бизнеса и документационного обеспечения управления приобретают ключевую роль в создании высокоэффективной организации и достигаемых ею результатов.
Сквозное проникновение информационных технологий и цифровизация экономических процессов создали основу для изменения структуры механизмов создания и управления документами, которые обеспечивают деловую результативность, подотчетность, управление. Важными аспектами функционирования цифровой экономики являются:
1) создание и управление аутентичными, надежными и пригодными для использования документами, которые способны обеспечивать функции и деятельность организации;
2) поддержка целостности этих документов в течение требуемого периода времени.
Однако, для развития цифровой экономики, как и для политики управления документами, как ее части, становится важным выявление и минимизации рисков, связанных с внедрением цифровых технологий в производственные процессы.
В результате риски в современном документационном обеспечении, в том числе электронном, способны привести к прямым потерям, таким как:
1) снижение стоимости активов в результате утечки информации или ее воровства, мошенничества, неразрешенной деятельности;
2) ущерб, как следствие невосстанавливаемых ошибок при проведении платежей, списаний, зачислений, выплат;
3) вынужденные выплаты контрагентам или клиентам, экономическим агентам в качестве компенсаций или с целью примирения сторон;
4) потери по судебным решениям и другим правовым расходам;
5) снижение стоимости из-за небрежности, аварий, пожаров, заливов.
А в состав косвенного ущерба могут быть включены следующие характеристики: упущенная выгода, недополученная прибыль, приостановка деятельности; увеличение трудозатрат; отсутствие или неэффективность контрольных процедур; возможные или реальные потери клиентов и экономических агентов.
Но, тем не менее, повсеместно сложилась ситуация, когда компетенции «работы с документами» сотрудников организаций, как правило, не предусматривают профессиональных навыков обладать способностями:
- применять нормативную законодательную базу делопроизводства и архивного дела в текущей работе;
- создавать юридически значимые документы и локальную нормативную базу организации;
- организовывать оперативную сохранность документов и дел;
- обрабатывать документы и дела для последующего хранения (проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, оформление обложки дел, составление описей, сдача дел в архив организации);
- составлять годовые разделы сводных описей дел основных категорий хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения;
- организовывать выдачу архивных копий и документов, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах;
- разрабатывать требования к программным средствам по выполнению производственных задач и функций.
Жизненный цикл работы с документами низводится до примитивного уровня: все операции с документами производятся по одному шаблону:
- документ регистрируется, отправляется в подразделение, затем к документу прикладываются поручения, которые также отправляются, контролируются;
- если документ уходит во внешнюю организацию, его отправляют, если пришел ответ - присоединяют.
Юридическая значимость электронного документооборота связывается не с совокупностью юридически значимых процессов управления документами в привязке к их метаданным, а «весом» документа:
- наличие аналога собственноручной подписи (в виде электронной подписи),
- применение сертифицированных средств криптозащиты информации (СКЗИ),
- регламентация использования электронной подписи для каждого вида документа в модулях систем электронного документооборота.
В локальной нормативной базе не рассматриваются ключевые сегменты сохранности документов, сопряженные с операционным риском. Например, эксплуатационные свойства, характеризующие пригодность документа для оцифровки: долговечность – способность документа длительно удерживать эксплуатационные свойства; прочность – способность документа противостоять механическому воздействию и т.д.
Таким образом, одним из основных сдерживающих факторов создания высокоэффективной организации, является дефицит профессиональных кадров, недостаточный уровень подготовки специалистов. Но в развитии кадрового потенциала организации, приеме на работу подготовленных специалистов заинтересован прежде всего бизнес. Формирование квалификационных требований к профессиональной деятельности - это прерогатива бизнеса и предпринимательства, поскольку именно они находятся на переднем крае развития экономики. Они способны, в соответствии со своим видением развития, сформулировать: какие работники и с какими квалификациями будут необходимы для реализации данных планов. Именно бизнес и предприниматели будут являться заказчиками и конечными потребителями человеческого капитала с определенными качествами.
Выстраивание деятельности по созданию такого человеческого капитала - это, в основном, задача для профессиональных сообществ, формирующихся вокруг каждого вида деятельности (отрасли бизнеса) которые единственно способны развернуть и трансформировать квалификационные требования в профессиональные стандарты; обеспечить разработку программ обучения специалистов, с тем чтобы они стали соответствовать этим стандартам; разработать процедуру оценки квалификаций и присвоения квалификационных свидетельств.
Здесь можно выделить три разные задачи: создание профессиональных стандартов, создание программ по обучению и приобретению профессиональных квалификаций, оценка квалификаций и присвоение званий/свидетельств.
В административно-управленческой и офисной деятельности эти задачи выполняет Совет по профессиональным квалификациям офисных специалистов и вспомогательных административных работников (далее – Совет), который был наделен полномочиями в марте 2016 года.
Экспертами Совета разработаны профстандарты: «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержден Приказом Минтруда России от 06.05.2015 N 276н, «Специалист по управлению документацией организации» утвержден Приказом Минтруда России от 10.05.2017 N 416н, «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утвержден Приказом Минтруда России от 02.02.2018 N49н, «Специалист по дистанционному информационно-справочному обслуживанию» утвержден Приказом Минтруда России от 19.03.2018 N163н, «Специалист по формированию электронного архива» утвержден Приказом Минтруда России от 19.04.2018 N266н.
В настоящее время в разработке находятся профессиональные стандарты: «Специалист архива», ««Специалист в области перевода и локализации», «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации».
В 28-ми регионах страны (г. Москва, Московская область, Красноярский край, Волгоградская область, Республика Башкортостан, Ставропольский край, Смоленская область, Пензенская область, Саратовская область, Республика Дагестан, Пермский край, Ханты-Мансийский автономный округ, Приморский край, г. Санкт-Петербург, Республика Мордовия, Пермский край, Алтайский край, Вологодская область, Тульская область, Нижегородская область, Омская область, Забайкальский край, Краснодарский край, Республика Коми, Воронежская область, Самарская область, Республика Саха (Якутия), Тамбовская область,) полностью сформирована вся инфраструктура для проведения независимой оценки квалификации с применением профессиональных стандартов.
Сформирован состав и обучены эксперты для проведения независимой оценки квалификации. В настоящий момент в Реестр Совета включены 122 эксперта по оценке квалификаций и 35 центров оценки квалификаций.
Центрами оценки квалификаций проводится квалификационный экзамен по профессиональным квалификациям:
- Секретарь-администратор 3 уровень квалификации;
- Делопроизводитель 5 уровень квалификации;
- Секретарь руководителя 6 уровень квалификации;
- Помощник руководителя 6 уровень квалификации.
Экспертами Совета ведется разработка комплектов оценочных средств для проведения независимой оценки квалификаций по остальным утвержденным профессиональным стандартам.
Законодательные санкции в отношении работодателей
В конце 2017 года вышел Федеральный закон РФ № 435-ФЗ от 28 декабря 2017 г., который исключил слова «гражданско-правовая, административная и уголовная» из ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который устанавливал ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в России. С 2018 года начинает действовать комплекс административно-правовых и уголовных мер прямого применения в отношении безусловного соблюдения норм не только качества и достоверности документированной информации всех направлений деловой и производственной деятельности организаций и предприятий, но и технологических процессов ее учета и сохранности на всех стадиях, начиная от ее создания, и ответственность за которые в первую очередь несет руководитель организации.