Аудит управления документами организации
Применение информационных технологий создали основу для изменения структуры процессов создания и управления документами, которые являются неотъемлемой частью любого вида деятельности, обеспечивая деловую результативность и эффективность исполнения функций федеральными органами исполнительной власти, организациями всех форм собственности, развитие бизнеса.
«Данные в цифровой форме» документальных фондов организаций стали одним из ведущих активов, «ключевым фактором производства во всех сферах социально-экономической деятельности и в которой обеспечено эффективное взаимодействие, включая трансграничное, бизнеса, научно-образовательного сообщества, государства и граждан».
Анализ эффективности процессов и регламентов, выявление рисков.
Анализ управленческой деятельности, и на его основе анализ основных организационных положений, направлений развития, стандартов, процедур и практики управления документами. Распределение ответственности за их соблюдение.
Анализ эффективности документных процессов и систем, обеспечивающих систематическое управление документами и контроль над ними.
Аудит процессов делопроизводства (разработка/оптимизация положений и регламентов, шаблонов приказов и распоряжений)
Аудит управления документоориентированными бизнес-процессами; защиты данных и разграничения доступа к ним, хранения и эффективного использования корпоративных знаний (в том числе в пространстве электронного взаимодействия).
Соблюдение установленных правил оформления и изготовления документов на бумажном носителе и в форме электронных документов, схем данных, моделей и группировок их элементов.
Анализ действующей системы архивации и уничтожения документов, выявление и минимизация рисков
- согласование различных документов и бюджетов по информатизации и цифровой трансформации;
- организация управление данными в курируемой сфере;
- формирование центра компетенции;
- осуществление поддержки смежных подразделений необходимыми данными и основанной на их работе аналитикой;
- управление архитектурой данных и поддержание необходимых ИТ-процессов;
- управление и координация процессов формирования исходных данных;
- хранение, обработка и использование данных.
Проведение сравнительного анализа требований к образованию и обучению в профессиональных стандартах и уровнем образования и обучения работников организации.
Планирование и составление графика обучения и развития персонала с учетом идентификации компетенций на соответствие требованиям профессиональных стандартов по квалификационным уровням.
Оценка соответствия квалификации сотрудников требованиям профстандарта в независимом центре.
Оценка рисков, связанных с документными процессами и системами: идентификация рисков, анализ рисков, и сравнительная оценка рисков. Определение группы рисков: административные, организационные, субъективные, технологические. Рекомендации по минимизации рисков.
Аудит необходим, если:
1) Высокие затраты на хранение документов (в т. ч. электронных), не обладающих установленным составом реквизитов (содержимого схем данных), их дислоцирование и оформление, логистику, регламентированными единой методической основой или концептом.
2) Утрата локальных нормативных актов об особенностях оформления и учета документов, схем данных, моделей и группировок их элементов, метаданных, создаваемых в структурных подразделениях и отражающих специфику деятельности.
3) Утрата правил оформления организационных, нормативно-распорядительных документов, схем данных, моделей и группировок их элементов, установленных индивидуальными инструкциями.
4) Утрата истории достоверности подтверждаемых транзакций (операций), деятельности или фактов, которым можно доверять в последующих транзакциях (операциях) или деятельности.
5) Утрата истории документальных фондов (схем данных, моделей и группировок их элементов) упраздненных внутренних структурных подразделениях, филиалов, отягченная отсутствием процедуры ликвидации.
6) Утрата характеристик (схем данных, моделей и группировок их элементов) документов и их данных (в т. ч. электронных), связанных с законными сделками, доказательствами обладания правом собственности того или иного объекта купли продажи, услуги и товара.
7) Отсутствие сравнительной результативности и взаимосвязанности расходов на разработку и производство видов документов (схем данных, моделей и группировок их элементов), их метаданных.
8) Затруднения, связанные с переходом на международный стандартный и унифицированный метод «одного прохода», позволяющий в ходе транзакции (операции) выпускать все необходимые документы и их данные.
9) Неудовлетворенность потребителей в получении товаров и услуг в рамках взаимодействия.
10) Попустительство различным видам мошенничества, связанного с возросшими навыками работы на персональном компьютере: с текстовым редактором; передачей файлов между компьютером и периферийными устройствами (цифровой камерой, плеером, мобильным телефоном); использованием программ для редактирования фото-, видео и аудиофайлов.
